Assister à des conférences, aller à des réunions, participer à des rendez-vous d’affaires… Il n’est pas rare qu’un salarié se déplace tout au long de son parcours professionnel. Vous savez sans doute que cela génère des frais de déplacement. En quoi consistent-ils ? Comment les rembourser ? Réponses dans cet article !
Les frais de déplacement, de quoi parle-t-on ?
Les frais de déplacement regroupent toutes les dépenses engendrées par un salarié dans le cadre de ses déplacements professionnels. Ils peuvent aussi bien concerner les voyages d’affaires que les trajets du domicile vers le lieu de travail. Sachez que le collaborateur a le droit de demander le remboursement des frais de déplacement auprès de son employeur sous la présentation de pièces justificatives, entre autres conditions.
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Tant qu’il se déplace pour réaliser ses missions, le salarié peut réclamer un dédommagement. Et ce, qu’il travaille en local ou en télétravail. En effet, même dans ce dernier cas, il peut être amené à intervenir sur site pour accomplir une mission.
Quels sont les différentes catégories de frais de déplacement ?
Les frais de déplacement se distinguent en deux grandes catégories :
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Les frais de transport
Les frais de transport désignent les montants engagés par l’employé dans ses déplacements pour exercer sa profession. Il peut, par exemple, s’agir des frais de parking, des dépenses de location de voiture ou encore des frais de carburant…
Les frais liés au déplacement
Les frais de déplacement, quant à eux, concernent toutes sommes dépensées par le salarié au cours d’un voyage d’affaires. Bien entendu, ce dernier doit être réalisé dans le cadre d’une mission professionnelle.
Les frais de taxis, l’hébergement, le restaurant, la prime de panier… Voilà quelques exemples des frais liés au déplacement. Ils incluent également des dépenses diverses (téléphone, frais postaux, fournitures diverses, etc.).
Vous l’aurez compris, les frais de déplacement constituent une part importante des dépenses professionnelles d’un salarié. C’est en partie la raison pour laquelle ils sont très encadrés par la loi. Outre les procédures complexes, leur calcul peut représenter un vrai casse-tête. Alors, pour éviter les désaccords, gardez bien tous les justificatifs !
Comment obtenir le dédommagement des frais de déplacement ?
Comme vu plus haut, l’employeur a l’obligation d’assumer les frais de déplacement professionnel de ses collaborateurs. Il dispose alors de deux possibilités :
Le remboursement au réel
Cette option implique que l’employeur rembourse les frais de déplacement réellement engagés par le collaborateur. Ce dernier obtient ainsi le remboursement total de ses dépenses. Or, pour que ce soit le cas, elles doivent toutes être justifiées par des notes de frais.
Ce mode de remboursement est évidemment plus avantageux pour le salarié. Et ce, même s’il avance les frais et doit parfois attendre plusieurs semaines pour recevoir le dédommagement.
Le remboursement au forfait
Pour cette option, l’employeur alloue une certaine somme au salarié en vue de couvrir ses frais de déplacement. Il existe un barème à respecter pour le montant de l’indemnité. Sans oublier la nécessité de présenter des notes de frais.
Cette méthode présente des inconvénients des deux côtés. En effet, elle peut être pénalisante pour l’employeur si les sommes engagées sont inférieures au barème. Elle n’est pas intéressante pour le salarié s’il dépense plus que le forfait alloué.